AIで仕事を効率化する方法｜今日からできる5つの使い方
仕事をしていると、
「メールを書くのに時間がかかる」
「会議の議事録を作るのが面倒」
「資料作成に時間を取られる」
「同じような作業を何度も繰り返している」
ということがあります。
こうした仕事の一部は、AIを使うことで効率化できます。
AIと聞くと難しそうに感じるかもしれませんが、最初から高度な使い方を覚える必要はありません。
まずは、普段の仕事の中にある「時間のかかる作業」を1つAIに任せてみるのがおすすめです。
この記事では、今日から始めやすいAIの仕事活用方法を5つ紹介します。
1．メールや文章をAIに作ってもらう
仕事では、メールや報告書、社内連絡など、文章を書く機会がたくさんあります。
例えば、
「取引先へのお礼メールを作って」
「上司への報告文を丁寧な文章にして」
「この文章を簡潔にまとめて」
とAIに依頼できます。
文章をゼロから考えるのではなく、AIにたたき台を作ってもらい、自分で確認・修正する使い方が簡単です。
ChatGPTを仕事で使う方法を詳しく知りたい人はこちら。
→ 「仕事でChatGPTを使う方法10選｜今日からできる業務効率化」
文章作成に絞って知りたい場合はこちら。
→ 「ChatGPTで仕事の文章を書く方法｜メール・報告書・議事録に使える例7選」
2．会議の議事録をAIに任せる
会議が多い人なら、議事録作成から始めるのもおすすめです。
会議の音声をAIで文字起こしし、その内容を要約すれば、議事録作成にかかる時間を減らせます。
Nottaでは、会議の録音・文字起こし・AI要約などを利用できます。Web会議ではNotta Botを参加させて、リアルタイムで録音・文字起こしすることもできます。(Nottaサポート)
AI議事録を複数サービスから選びたい場合はこちら。
→ 「AI議事録おすすめ5選｜無料・有料の違いと選び方を初心者向けに解説」
3．資料作成の下準備をAIに任せる
資料作成では、PowerPointなどを操作する時間だけでなく、
「何を説明するか」
「どんな順番で説明するか」
を考える時間もかかります。
そこで、まずAIに資料の構成を考えてもらいます。
例えば、
「営業会議で新商品の提案をする。10枚程度の資料構成を作って」
と依頼します。
AIが作った構成を確認してから、実際の資料に仕上げれば、最初から自分だけで考えるより作業を進めやすくなります。
→ 「AIで資料作成する方法｜初心者でも簡単に始める3つの方法」
ChatGPTを使った資料作成を詳しく知りたい人はこちら。
→ 「ChatGPTで資料作成する方法｜仕事で使えるプロンプト5選」
4．長い文章や資料をAIに要約してもらう
仕事では、長い資料やメール、議事録などを読まなければならないことがあります。
すべてを最初から読むのではなく、AIに要約してもらえば、内容を把握するまでの時間を短縮できます。
例えば、
「この資料を500文字程度で要約して」
「重要なポイントを5つにまとめて」
「決定事項とToDoだけ抜き出して」
といった使い方ができます。
PDF資料を扱う場合はこちら。
→ 「ChatGPTでPDFを要約する方法｜資料・マニュアルを簡単にまとめる使い方」
5．繰り返し作業をAIで効率化する
仕事の中には、毎日・毎週繰り返している作業があります。
例えば、
- 定型メールを作る
- データを整理する
- 文章を要約する
- アイデアを整理する
- 会議内容をまとめる
- 資料のたたき台を作る
などです。
こうした作業を一つずつAIに任せられないか考えてみましょう。
さらに進めるなら、AIによる自動化も選択肢になります。
→ 「AIで仕事を自動化する方法7選｜会社員が今日からできる業務効率化」
AIを使うときは「全部任せない」のがポイント
AIで仕事を効率化するときに大切なのは、仕事をすべてAIに任せることではありません。
まずは、
面倒な作業をAIにやってもらう
↓
自分が内容を確認する
↓
必要な部分だけ修正する
という使い方から始めると簡単です。
特に仕事で使う場合は、数字や固有名詞、社内情報などに間違いがないか確認しましょう。
AIが作った文章や要約を、そのまま使うのではなく、最後は自分で確認することが大切です。
どこからAIを使えばいい？
「AIを使ってみたいけど、何から始めればいいかわからない」という人は、普段の仕事で一番時間がかかっている作業を探してみてください。
例えば、
文章を書くのが大変
→ ChatGPT
会議の議事録が大変
→ AI議事録・Notta
資料作成が大変
→ ChatGPT・イルシル・MiriCanvas
長い資料を読むのが大変
→ ChatGPTなどのAI要約
というように、悩みに合わせてAIを選ぶことができます。
まずは無料で試してみる
AIサービスには無料で始められるものもあります。
最初から複数の有料サービスを契約する必要はありません。
まずは、
「メールを1通作ってもらう」
「会議の音声を文字起こししてみる」
「資料の構成を作ってもらう」
など、1つの作業から試してみましょう。
実際に使ってみると、自分の仕事のどこにAIが向いているのかがわかってきます。
仕事の議事録を効率化したいならNotta
特に会議や打ち合わせが多い人は、議事録作成からAIを取り入れる方法があります。
Nottaでは、音声の録音・文字起こし・AI要約などを利用できます。対面での会話だけでなく、Zoom、Google Meet、Microsoft TeamsなどのWeb会議にも対応しています。(Nottaサポート)
→ 「Notta無料版と有料版の違い｜無料は何分？有料にするべき人も解説」
Nottaを試してみる
会議の文字起こしや議事録作成を効率化したい人は、Nottaを試してみる方法があります。
まずは実際に使ってみて、自分の仕事でどれくらい時間を減らせるか確認してみましょう。
まとめ
AIで仕事を効率化する方法は、特別に難しいものばかりではありません。
まずは、
- 文章を作る
- 会議を文字起こしする
- 資料の構成を考える
- 長い文章を要約する
- 繰り返し作業を効率化する
といった身近な仕事から始められます。
大切なのは、AIを使うこと自体を目的にしないことです。
「自分の仕事の中で、時間がかかっている作業をAIに任せられないか」
と考えることから始めてみましょう。
一つの作業が数分短くなるだけでも、毎日・毎月積み重なれば大きな時間になります。
AI仕事ラボでは、実際の仕事で使いやすいAIツールや活用方法を紹介しています。