ChatGPTで議事録を作る方法｜会議メモを要約するプロンプト5選
ChatGPTを使えば議事録作成を効率化できる
会議が終わった後、議事録をまとめるのに時間がかかっていませんか？
会議中に取ったメモを整理し、決定事項や今後の対応までまとめる作業は意外と手間がかかります。
ChatGPTを使えば、会議中に取ったメモや文字起こしした文章を整理して、議事録の下書きを作ることができます。
この記事では、ChatGPTで議事録を作る方法と、仕事ですぐ使えるプロンプトを5つ紹介します。
ChatGPTで議事録を作る基本的な流れ
基本的な流れは次のとおりです。
- 会議中にメモや音声を記録する
- 会議終了後に内容をChatGPTへ入力する
- 議事録として整理するよう指示する
- 決定事項や担当者を確認する
- 内容を修正して完成させる
ChatGPTにすべて任せるのではなく、AIに下書きを作ってもらって最後に自分で確認する使い方がおすすめです。
プロンプト1：会議メモを議事録にする
まずは基本的な議事録作成です。
「以下の会議メモを議事録として整理してください。
・会議の目的
・参加者
・議題
・決定事項
・未決事項
・担当者
・期限
・次回までの課題
内容に記載されていない情報は推測せず、『記載なし』としてください。」
会議メモをそのまま文章にするのではなく、必要な項目ごとに整理できます。
プロンプト2：決定事項だけを抜き出す
会議の内容が長い場合は、決定事項だけを整理する方法もあります。
「以下の会議メモから、決定事項だけを抜き出してください。
それぞれについて、決定した内容、担当者、期限が分かる場合は記載してください。記載されていない情報は推測しないでください。」
会議後に「結局何が決まったのか」を確認したいときに便利です。
プロンプト3：担当者と期限を整理する
「以下の会議メモから、今後やるべきことを整理してください。
・やること
・担当者
・期限
・補足
の4項目に分けてください。担当者や期限が記載されていない場合は『未定』としてください。」
会議後のタスク整理に使えるプロンプトです。
プロンプト4：長い議事録を短くまとめる
「以下の議事録を、忙しい社員が1分程度で確認できる内容に要約してください。
最初に結論、その後に重要な決定事項と今後の対応をまとめてください。」
長い会議の内容を簡潔に共有したい場合に便利です。
プロンプト5：社内共有用に整える
「以下の会議メモを、社内で共有できる議事録に書き直してください。
読みやすい見出しを付け、重要な決定事項がすぐ分かるようにしてください。口語表現は自然なビジネス文章に変更してください。ただし、発言内容の意味は変更しないでください。」
会議中に取った簡単なメモを、社内共有用の文章に整えるときに使えます。
ChatGPTで議事録を作るときのポイント
ChatGPTに議事録を作ってもらうときは、「議事録を作って」とだけ指示するより、必要な項目を具体的に指定することが大切です。
例えば、
・決定事項
・担当者
・期限
・未決事項
・次回の課題
などを指定しておくと、必要な情報を確認しやすくなります。
また、「記載されていない内容を推測しない」と指定するのも重要です。
会議の音声から議事録を作る方法
会議のメモを取ること自体を減らしたい場合は、AI文字起こしサービスを利用する方法があります。
会議を録音し、音声を文字に変換した後、その文章をChatGPTで整理する方法です。
AI文字起こしサービスには、録音から文字起こしまでを自動で行えるものがあります。
例えばNottaを利用すれば、会議の音声を文字に変換する作業を効率化できます。
ミーティングのテキスト化【Notta】
※この部分は、現在使用しているNottaのA8広告コードをカスタムHTMLブロックに入れてください。
ChatGPTの議事録は最後に確認する
AIが作った議事録をそのまま共有するのではなく、最後に人が確認しましょう。
特に、
・人名
・会社名
・日付
・金額
・数字
・担当者
・期限
・決定事項
などは、元の会議メモや録音と照らし合わせることが大切です。
AIによる文字起こしや要約では、聞き間違いや情報の抜けが発生する場合があります。
まとめ
ChatGPTを使えば、会議メモや文字起こしデータを議事録として整理できます。
特に、
・会議メモの整理
・決定事項の抽出
・担当者と期限の整理
・議事録の要約
・社内共有用の文章作成
などに活用できます。
まずは普段の会議で使っているメモをChatGPTに入力して、議事録の下書きを作ってみましょう。