chatGPTで資料作成する方法｜仕事で使えるプロンプト5選
ChatGPTを使えば仕事の資料作成を効率化できる
仕事では、企画書や報告書、プレゼン資料など、さまざまな資料を作成する機会があります。
資料作成では、文章を考えるだけでなく、構成を決めたり、情報を整理したりする必要があります。
ChatGPTを使えば、資料の構成を考えたり、文章の下書きを作ったりする作業を効率化できます。
この記事では、ChatGPTを使って仕事の資料を作る方法と、すぐに使えるプロンプトを5つ紹介します。
ChatGPTで資料を作る基本的な流れ
ChatGPTを使った資料作成は、次のような流れがおすすめです。
- 資料を作る目的を決める
- 誰に見せる資料なのかを決める
- ChatGPTに構成を考えてもらう
- 各項目の文章を作る
- 内容を確認して資料にまとめる
最初から完成した資料を作ってもらうのではなく、まず構成を作ってから内容を作ると整理しやすくなります。
プロンプト1：資料の構成を作る
「営業会議で使用する資料の構成を考えてください。
目的は、今月の売上状況と来月の販売戦略を共有することです。
参加者は営業担当者5名です。
10分程度で説明できる資料にしてください。」
資料の構成を考えるのが苦手な場合に便利です。
プロンプト2：企画書を作る
「新しいサービスの企画書を作成します。
以下の項目を含めた構成を作ってください。
・企画の目的
・ターゲット
・サービス内容
・利用するメリット
・競合との差別化
・必要な費用
・今後のスケジュール
社内の上司に提案する資料として、分かりやすい構成にしてください。」
企画書のたたき台を作るときに使えます。
プロンプト3：プレゼン資料の文章を作る
「以下の内容を、プレゼン資料に掲載する文章として整理してください。
文章は短く、要点がすぐ分かるようにしてください。
説明する相手は、AIに詳しくない会社員です。
テーマ：
AIを使った業務効率化」
文章をそのまま長く書くのではなく、資料に載せやすい形に整理してもらえます。
プロンプト4：資料を分かりやすく改善する
「以下の資料の文章を確認してください。
・分かりにくい表現
・文章が長すぎる部分
・重複している内容
・不足している情報
を指摘してください。
その後、読みやすい文章に書き直してください。」
すでに作成した資料の改善にもChatGPTを利用できます。
プロンプト5：プレゼンの話し方まで作る
「以下のプレゼン資料をもとに、発表者が話すための台本を作成してください。
発表時間は5分です。
資料に書かれている文章をそのまま読むのではなく、聞いている人に分かりやすく説明する話し方にしてください。」
資料だけでなく、発表時の台本作成にも利用できます。
ChatGPTに資料作成を依頼するときのポイント
ChatGPTに資料を作ってもらうときは、次の情報を伝えると使いやすくなります。
・資料の目的
・見る人
・発表時間
・資料の内容
・文章の長さ
・希望する構成
例えば、
「社長に提出する資料」
「営業担当者向け」
「5分で説明する」
など、具体的な条件を伝えます。
ChatGPTで作った資料をそのまま使わない
ChatGPTは資料の下書きを作るのに便利ですが、内容を確認せずそのまま提出するのは避けましょう。
特に、
・数字
・売上
・金額
・日付
・会社名
・商品名
・法律や制度に関する情報
などは、元資料と照らし合わせて確認することが重要です。
ChatGPTに資料の構成や文章のたたき台を作ってもらい、最終的な内容を自分で確認する使い方が向いています。
すでにある資料をChatGPTで改善する
新しい資料をゼロから作るだけでなく、現在使っている資料を改善することもできます。
例えば、
「この資料をもっと分かりやすくしてください」
「営業担当者が説明しやすい構成にしてください」
「文章を半分程度に短くしてください」
「重要な部分が目立つように構成を変更してください」
などと指示できます。
まとめ
ChatGPTは、仕事の資料作成を効率化するためのサポートツールとして利用できます。
特に、
・資料の構成作成
・企画書の下書き
・プレゼン文章の作成
・資料の改善
・プレゼン台本の作成
などに活用できます。
資料を作るときは、最初から完成品を作ろうとするのではなく、まずChatGPTに構成を考えてもらい、その後に内容を作っていく方法がおすすめです。
普段の資料作成で時間がかかっている部分から、ChatGPTを取り入れてみましょう。