AIで仕事を自動化する方法7選｜会社員が今日からできる業務効率化
AIを使えば仕事の一部を自動化できる
毎日の仕事の中には、何度も繰り返している作業がたくさんあります。
メール作成、文章の整理、議事録作成、資料作成など、1回あたりは数分でも、積み重なると大きな時間になります。
AIを活用すれば、こうした作業の一部を効率化したり、自動化したりできます。
ChatGPTで業務効率化する方法15選｜仕事で使える活用例
この記事では、会社員が仕事で取り入れやすいAI活用方法を7つ紹介します。
1. メール作成をAIに任せる
メールを書く時間を減らしたい場合は、AIに下書きを作ってもらう方法があります。
例えば、
「取引先への納期変更のお詫びメールを作成してください。丁寧なビジネス文章で200文字程度にしてください。」
と指示します。
AIが作った文章を確認して必要な部分だけ修正すれば、最初から文章を考える時間を減らせます。
2. 会議の議事録を自動化する
会議の議事録作成もAIを活用しやすい仕事です。
AI文字起こしサービスを使えば、会議の音声をテキストに変換できます。
さらに、その文章をAIに整理させれば、
・決定事項
・担当者
・期限
・未決事項
などをまとめることができます。
会議が多い人ほど、作業時間を減らしやすい分野です。
3. 長い文章を要約する
仕事では、メールや資料、マニュアルなどの長い文章を読むことがあります。
AIに、
「この文章を重要なポイント5つにまとめてください。」
と指示すれば、内容を短く整理できます。
必要な情報を確認するための下準備として利用すると便利です。
4. 資料作成を効率化する
企画書やプレゼン資料を作るときは、最初に構成を考える必要があります。
AIに、
「新商品の社内提案資料の構成を作ってください。目的、ターゲット、商品の特徴、販売方法、期待できる効果を含めてください。」
などと指示すれば、資料のたたき台を作れます。
ゼロから構成を考える時間を減らせます。
5. Excel作業を効率化する
Excelで分からない関数がある場合もAIに相談できます。
例えば、
「Excelで担当者別の売上合計を計算する方法を教えてください。」
と入力すれば、関数や具体的な使い方を説明してもらえます。
エラーの原因を調べたり、データの整理方法を相談したりすることもできます。
6. 定型的な文章作成を効率化する
社内報告、商品説明、議事録、案内文など、似た文章を繰り返し作る仕事にもAIを利用できます。
一度テンプレートを作り、
「この形式で、以下の情報を使って文章を作成してください。」
と指示すれば、毎回ゼロから文章を作る必要がなくなります。
7. アイデア出しをAIに任せる
企画や業務改善のアイデアを考えるときにもAIを利用できます。
例えば、
「営業成績を上げるための施策を10個考えてください。低予算で実施できる方法を中心にしてください。」
と指示します。
AIに複数の案を出してもらい、その中から実際に使えそうなものを選ぶ方法です。
AIで仕事を自動化するときのポイント
すべての仕事をAIに任せる必要はありません。
まずは、
「何度も繰り返している作業」
「文章を考えるのに時間がかかる作業」
「情報を整理する作業」
からAIを取り入れるのがおすすめです。
特に、毎日・毎週繰り返している作業は、一度仕組みを作ると継続的に時間を減らせる可能性があります。
AIに任せる仕事と人が確認する仕事を分ける
AIによる自動化で重要なのは、最後の確認です。
例えばメールなら、AIに文章を作ってもらい、人間が内容を確認して送信します。
議事録なら、AIに整理してもらった後、人間が決定事項を確認します。
AIに任せる部分と人間が判断する部分を分けることで、効率化しながらミスを防ぎやすくなります。
会社の情報をAIに入力するときは注意
仕事でAIを使う場合、会社の機密情報や個人情報を入力してよいか、社内ルールを確認しましょう。
顧客情報、契約情報、社外秘の資料などを扱う場合は特に注意が必要です。
まとめ
AIを使えば、仕事のさまざまな作業を効率化できます。
今回紹介したのは、
・メール作成
・議事録作成
・文章要約
・資料作成
・Excel作業
・定型文章の作成
・アイデア出し
の7つです。
いきなり仕事全体を自動化するのではなく、まずは毎日繰り返している作業を1つ選んでAIに任せてみましょう。