ChatGPTでメールを作成する方法｜仕事で使えるプロンプト例5選

ChatGPTを使えば仕事のメール作成を効率化できる

仕事では、取引先への連絡や社内メールなど、文章を作成する機会がたくさんあります。

しかし、メールを書くたびに「この表現で失礼ではないか」「もっと簡潔にしたほうがいいか」と考えていると、意外と時間がかかります。

ChatGPTを使えば、伝えたい内容を入力するだけで、ビジネスメールの下書きを作ることができます。

この記事では、ChatGPTで仕事のメールを作成する方法と、すぐに使えるプロンプトを5つ紹介します。

ChatGPTで仕事のメールを作る基本的な方法

ChatGPTにメールを作ってもらうときは、次の情報を伝えると便利です。

・誰に送るのか
・何を伝えたいのか
・相手にしてほしいこと
・文章の雰囲気
・メールの長さ

例えば、

「取引先に納期変更をお願いするメールを作ってください。こちらの都合による変更なので、丁寧にお詫びする文章にしてください。」

と入力するだけでも、メールの下書きを作れます。

プロンプト1：取引先への依頼メール

「取引先に納期変更をお願いするメールを作成してください。

こちらの都合による変更なので、丁寧にお詫びしてください。

現在の納期：10月10日
希望する納期：10月15日

相手に不快感を与えない、丁寧なビジネスメールにしてください。」

具体的な日付や事情を入力すると、より実用的なメールを作りやすくなります。

プロンプト2：お礼メール

「取引先との打ち合わせ後に送るお礼メールを作成してください。

本日は時間を作ってもらったことへのお礼と、今後もよろしくお願いしたいという内容を入れてください。

堅すぎず、丁寧なビジネスメールにしてください。」

打ち合わせや商談後のお礼メールにも利用できます。

プロンプト3：社内への依頼メール

「社内の担当者に資料作成を依頼するメールを作成してください。

依頼内容は、来月の営業会議で使用する売上資料の作成です。

提出期限は10月5日です。

相手に負担をかけることへの配慮も入れて、丁寧な文章にしてください。」

社内メールでも、文章を考える時間を減らせます。

プロンプト4：メールを短くする

すでに自分で書いたメールを短くすることもできます。

「以下のメールを、内容を変えずに半分程度の長さにしてください。

相手に失礼にならない丁寧なビジネス文章にしてください。」

長くなりすぎたメールを整理したいときに便利です。

プロンプト5：メールを丁寧に書き直す

「以下の文章を、取引先に送る丁寧なビジネスメールに書き換えてください。

意味は変えず、失礼な表現があれば自然な表現に変更してください。」

普段使っている文章をビジネス向けに整えたいときに使えます。

ChatGPTにメールを作ってもらうときのコツ

「メールを書いて」とだけ指示するよりも、条件を具体的に伝えることがポイントです。

例えば、

「取引先向け」

「丁寧な文章」

「200文字程度」

「納期変更をお願いしたい」

などを伝えます。

さらに、

「件名も作ってください」

と指示すれば、メール本文だけでなく件名も考えてもらえます。

作ったメールは送信前に確認する

ChatGPTが作ったメールを、そのまま送信するのは避けましょう。

特に、

・相手の名前
・会社名
・日付
・金額
・納期
・添付ファイル
・依頼内容

などは必ず確認してください。

AIが文章を自然に作っていても、事実関係まで正しいとは限りません。

ChatGPTでメール作成にかかる時間を減らそう

メール作成で重要なのは、ChatGPTにすべてを任せることではありません。

自分が伝えたい内容を整理してChatGPTに下書きを作ってもらい、最後に自分で確認して送信する方法が使いやすいでしょう。

普段から同じようなメールを送っている場合は、プロンプトをテンプレートとして保存しておくとさらに便利です。

まとめ

ChatGPTを使えば、仕事のメール作成を効率化できます。

特に、

・取引先への依頼
・お礼メール
・社内メール
・長いメールの整理
・文章の言い換え

などに活用できます。

メールを書く時間を少しでも減らしたい人は、まず普段よく作成するメールを1種類選んで、ChatGPTに下書きを作ってもらうところから始めてみましょう。