ChatGPTでメールを作成する方法｜仕事で使えるプロンプト例5選

仕事でメールを書くとき、「文章を考えるのに時間がかかる」「失礼のない表現になっているか不安」「同じようなメールを何度も作っている」と感じることはありませんか？

そんなときに便利なのがChatGPTです。

ChatGPTにメールの目的や相手、伝えたい内容を入力すれば、メールの下書きを作成できます。

この記事では、ChatGPTを使って仕事のメールを作成する方法を、実際に使いやすいプロンプト例と一緒に紹介します。

「AIを使って仕事を少しでもラクにしたい」という人は、ぜひ参考にしてください。

ChatGPTでメールを作成するメリット

ChatGPTをメール作成に使うと、主に次のようなメリットがあります。

メールを書く時間を短縮できる

メールを書くたびに、

「最初の挨拶はどうしよう」

「この言い方で失礼じゃないかな」

「文章の順番をどうしよう」

と悩む必要がなくなります。

伝えたい内容を箇条書きで入力して、メールの形に整えてもらうだけでも便利です。

丁寧な文章に整えられる

自分で書いた文章をChatGPTに渡して、

「取引先向けに丁寧な文章にしてください」

と指示することもできます。

文章の内容はそのままに、ビジネスメールとして自然な表現に整える使い方です。

同じようなメールを作るときに便利

問い合わせへの返信、日程調整、お礼、依頼など、仕事では似たようなメールを何度も作ります。

ChatGPTなら、毎回ゼロから文章を考えるのではなく、必要な情報だけ変更して下書きを作れます。

ChatGPTでメールを作成する基本的な方法

ChatGPTでメールを作るときは、次の5つを伝えると文章を作りやすくなります。

• 誰に送るのか
• 何のためのメールなのか
• 何を伝えたいのか
• どのくらい丁寧にするのか
• どんな文章にしてほしいのか

例えば、次のように入力します。

プロンプト例
取引先へのメールを作成してください。

目的：
商品の納期について確認したい

相手：
取引先の担当者

伝えたいこと：
・先日注文した商品の納期を確認したい
・急ぎではない
・丁寧な文章にしたい

200文字程度のビジネスメールにしてください。

このように具体的な情報を入れると、目的に合わせたメールの下書きを作りやすくなります。

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ChatGPTで使えるメール作成プロンプト5選

ここからは、仕事でそのまま使いやすいプロンプトを紹介します。

① 取引先への依頼メール

取引先に何かをお願いするときに使えるプロンプトです。

取引先への依頼メールを作成してください。

依頼内容：
○○について確認してほしい

相手：
取引先の担当者

希望：
失礼のない丁寧なビジネスメール
簡潔にまとめる
件名も作成する

「何をお願いしたいのか」を箇条書きで追加すると、さらに使いやすくなります。

② 日程調整メール

打ち合わせなどの日程を調整するときにもChatGPTが使えます。

取引先との打ち合わせの日程調整メールを作成してください。

候補日時：
・○月○日 10時〜12時
・○月○日 14時〜17時
・○月○日 終日

30分程度のオンライン打ち合わせを希望しています。

丁寧で簡潔なビジネスメールにしてください。
件名も作成してください。

候補日時を入力しておけば、相手に確認しやすい形にまとめてもらえます。

③ お礼メール

商談や打ち合わせ後のお礼メールにも使えます。

取引先との打ち合わせ後のお礼メールを作成してください。

伝えたいこと：
・本日は時間を取ってもらった
・○○について詳しく説明してもらった
・今後もよろしくお願いしたい

相手に好印象を与える、丁寧な文章にしてください。
件名も作成してください。

自分では少し堅い文章になってしまう場合にも便利です。

④ メールの返信文を作る

届いたメールへの返信を考えてもらう方法です。

メール本文をChatGPTに貼り付けて、次のように指示します。

以下のメールへの返信文を作成してください。

【相手からのメール】
ここにメール本文を貼り付ける

返信で伝えたいこと：
・○○について了承した
・○○までに対応する
・最後にお礼を伝える

取引先向けの丁寧な文章にしてください。

自分で一から返信を考えるより、文章作成の負担を減らせます。

※メール本文を入力するときは、氏名・住所・電話番号・社外秘情報など、必要以上の個人情報や機密情報をそのまま入力しないよう注意しましょう。

⑤ 自分の文章をビジネスメールに直す

すでに自分で文章を書いている場合は、ChatGPTに修正してもらう方法もあります。

以下の文章を、取引先に送るビジネスメールとして自然な文章に修正してください。

・意味は変えない
・丁寧な表現にする
・回りくどくしない
・読みやすくする
・件名も作成する

【文章】
ここに自分で書いた文章を入力

この方法なら、自分で考えた内容を残しながら文章だけ整えることができます。

ChatGPTでメールを作るときのコツ

ChatGPTにメールを書いてもらうときは、ただ「メールを作って」と入力するより、条件を具体的に伝えることが大切です。

相手を明確にする

「友人向け」なのか「上司向け」なのか「取引先向け」なのかによって文章は変わります。

例えば、

「取引先の担当者向け」

「社内の上司向け」

「初めて連絡する相手向け」

などと指定しましょう。

目的を明確にする

「お願いしたい」

だけではなく、

「納期を確認したい」

「打ち合わせの日程を変更したい」

「資料を送ってほしい」

など、目的を具体的にします。

文章の雰囲気も指定する

例えば、

• 丁寧に
• 簡潔に
• やわらかい印象で
• 失礼のない表現で
• 300文字以内で

などと指定できます。

ChatGPTが作ったメールはそのまま送っていい？

基本的には、そのまま送信せずに一度確認することをおすすめします。

特に確認したいのは、

• 日付
• 時間
• 金額
• 商品名
• 相手の名前
• 添付ファイル
• 約束した内容
• 自社独自のルール

などです。

ChatGPTは文章の下書きには便利ですが、入力した情報が正しいかどうかを自動的に保証してくれるわけではありません。

そのため、

ChatGPTで下書き
→ 自分で内容を確認
→ 必要なら修正
→ 送信

という使い方がおすすめです。

ChatGPTを仕事で使うならメール以外にも便利

ChatGPTはメール作成だけではなく、仕事のさまざまな場面で利用できます。

例えば、

• 会議の内容を整理する
• 長い文章を要約する
• アイデアを出す
• 資料の文章を作る
• Excel作業を効率化する
• マニュアルを作る
• 議事録を整理する
• SNS投稿の文章を作る

などです。

ChatGPTを仕事でどう使えばいいのか、もっと具体的に知りたい人はこちらの記事も参考にしてください。

👉 ChatGPTで仕事を効率化する方法15選｜会社員が今日から使える実践例

まとめ｜ChatGPTでメール作成を効率化しよう

仕事のメールは、内容を考えたり、丁寧な表現に直したりすることで意外と時間がかかります。

ChatGPTを使えば、

• メールの下書きを作る
• 返信文を考える
• 丁寧な表現に直す
• 件名を作る
• 長い文章を簡潔にする

といった作業を効率化できます。

特におすすめなのは、自分が伝えたい内容を箇条書きで入力して、ChatGPTにメールとして整理してもらう方法です。

まずは普段作成しているメールを1通選んで、ChatGPTに下書きを作ってもらうところから試してみてください。

仕事でChatGPTを活用できる場面は、メール以外にもたくさんあります。

ChatGPTを使って毎日の仕事をもっと効率化したい方は、こちらもチェックしてみてください。

👉 ChatGPTで仕事を効率化する方法15選｜会社員が今日から使える実践例