ChatGPTで仕事を効率化する方法15選｜会社員が今日から使える実践例
「ChatGPTを仕事で使いたいけど、何に使えばいいかわからない」
「結局、文章を作るだけになっている」
そんな人も多いのではないでしょうか。
ChatGPTは、文章作成だけでなく、メール、会議、資料作成、アイデア整理、情報整理など、さまざまな仕事に活用できます。
この記事では、会社員が今日から試しやすいChatGPTの仕事活用方法を15個紹介します。
ChatGPTを仕事で使うメリット
ChatGPTを仕事に取り入れる大きなメリットは、面倒な作業を効率化できることです。
例えば、
- 文章の下書きを作る
- アイデアを整理する
- メールを作成する
- 資料の構成を考える
- 長い文章を要約する
- 誤字や文章表現をチェックする
といった作業をAIに手伝ってもらえます。
重要なのは、ChatGPTに仕事を丸投げするのではなく、自分の仕事を効率化するために使うことです。
ChatGPTで仕事を効率化する方法15選
1．メールの文章を作る
仕事で意外と時間がかかるのがメール作成です。
ChatGPTに、
「取引先への納期変更のお詫びメールを作って」
などと依頼すれば、文章のたたき台を作ってもらえます。
そのまま送信するのではなく、内容や敬語を確認してから使用しましょう。
2．メールを丁寧な文章に直す
自分で書いたメールをChatGPTにチェックしてもらう方法も便利です。
例えば、
「この文章を取引先向けに丁寧な表現にしてください」
と依頼します。
文章を一から作るよりも、自分の伝えたい内容を書いてから修正してもらうほうが使いやすい場合もあります。
3．会議の議題を考える
会議前の準備にも利用できます。
例えば、
「営業会議で話し合うべき議題を10個考えて」
と入力します。
さらに、
「参加者は営業部長、営業担当3人、事務担当1人です」
などの条件を追加すると、より具体的な案を作りやすくなります。
4．会議の内容を整理する
会議のメモをChatGPTに入力して、内容を整理することもできます。
例えば、
- 決定事項
- 未決定事項
- 課題
- 次回までの宿題
- 担当者
といった項目に分けてもらいます。
ただし、会社の機密情報や個人情報などを入力する場合は、勤務先のルールを必ず確認してください。
5．議事録の下書きを作る
会議の文字起こしデータがある場合は、議事録の作成にも活用できます。
例えば、
「以下の会議内容から議事録を作成してください」
と指示して、文字起こしした内容を入力します。
ChatGPTだけでなく、AI文字起こしサービスと組み合わせることで、さらに効率化できます。
6．資料の構成を考える
プレゼン資料を作るとき、
「何から説明すればいいかわからない」
ということがあります。
そんなときはChatGPTに、
「新商品の社内プレゼン資料を作ります。10枚程度の構成を考えてください」
と依頼してみましょう。
タイトル、説明する順番、各ページの内容などを考えるヒントになります。
7．文章を要約する
長い文章を短くまとめたいときにも便利です。
例えば、
「以下の文章を300文字程度に要約してください」
と指示します。
長い資料を読む前に概要を把握したいときにも役立ちます。
8．文章を箇条書きにする
文章をそのまま読むより、箇条書きにしたほうが理解しやすい場合があります。
例えば、
「以下の内容を重要なポイント5つに整理してください」
と依頼します。
情報量の多い資料を整理するときに便利です。
9．アイデアを出してもらう
新商品の企画や営業施策など、アイデア出しにも利用できます。
例えば、
「飲食店の新しい集客キャンペーンを20個考えて」
と依頼します。
最初から完璧なアイデアを求めるのではなく、AIにたくさん案を出してもらい、その中から人間が選ぶという使い方がおすすめです。
10．企画をブラッシュアップする
自分で考えた企画をChatGPTに見てもらう方法もあります。
例えば、
「この企画の問題点を5つ指摘してください」
「上司から反対されそうなポイントを考えてください」
などと依頼します。
自分では気づかなかった問題点を発見するきっかけになります。
11．Excel・スプレッドシートの作業を相談する
Excelやスプレッドシートで、
「この計算式がわからない」
というときにもChatGPTを活用できます。
例えば、
「A列の条件に合うデータだけを合計するExcelの関数を教えて」
のように質問できます。
実際のデータを扱う場合は、会社の機密情報などを入力しないよう注意しましょう。
12．仕事の文章をチェックする
作成した資料や案内文をChatGPTにチェックしてもらう方法です。
例えば、
「誤字脱字を確認してください」
「わかりにくい表現があれば修正してください」
などと依頼できます。
文章を作るだけでなく、最後のチェック役として使うのもおすすめです。
13．難しい内容をわかりやすくする
専門的な内容を、初心者にもわかるように説明してもらうこともできます。
例えば、
「この文章を新入社員でも理解できるように説明してください」
と依頼します。
自分が理解できているか確認するためにも使えます。
14．仕事の手順書を作る
業務の手順を整理するのにも利用できます。
例えば、
「新入社員向けに、商品の発注作業の手順書を作ってください」
と依頼します。
その後、自社独自のルールや注意点を追加していけば、手順書のたたき台として活用できます。
15．仕事の相談相手にする
ChatGPTは、仕事の悩みを整理する相手として使うこともできます。
例えば、
「仕事で3つの問題が起きています。優先順位を整理してください」
「この状況なら、上司にどう相談するのがいい？」
などと質問できます。
最終的な判断は自分で行う必要がありますが、頭の中を整理するための壁打ち相手として便利です。
ChatGPTに仕事を頼むときのコツ
ChatGPTを仕事で使うときは、できるだけ具体的に指示することがポイントです。
例えば、
「メールを作って」
だけではなく、
「取引先への納期変更のお詫びメールを作ってください。丁寧な文章で、200文字程度にしてください」
と指示します。
さらに、
- 誰に送るのか
- 目的
- 文章の長さ
- トーン
- 入れてほしい内容
などを伝えると、より使いやすい回答になります。
ChatGPTに仕事を任せるときの注意点
便利なChatGPTですが、回答が常に正しいとは限りません。
特に、
- 数字
- 法律
- 契約内容
- 専門的な情報
- 最新情報
などは、ChatGPTの回答だけで判断しないようにしましょう。
必要に応じて公式情報などを確認してください。
また、会社の機密情報、顧客情報、個人情報などを入力する場合は、勤務先のAI利用ルールを確認することが重要です。
ChatGPTを仕事で使うなら最初はこの3つ
「15個も覚えられない」
という人は、まず次の3つだけ試してみてください。
①メール作成
面倒なメールの下書きを作ってもらう。
②文章の要約
長い資料を短く整理してもらう。
③アイデア出し
自分だけで考えず、ChatGPTに複数の案を出してもらう。
この3つだけでも、ChatGPTを仕事で使う感覚をつかみやすくなります。
まとめ
ChatGPTは、文章作成だけでなく、さまざまな仕事に活用できます。
今回紹介したのは、
- メール作成
- メールの文章修正
- 会議の議題作成
- 会議内容の整理
- 議事録作成
- 資料構成の作成
- 文章の要約
- 箇条書きへの整理
- アイデア出し
- 企画のブラッシュアップ
- Excel・スプレッドシートの相談
- 文章チェック
- 難しい内容の簡単な説明
- 手順書作成
- 仕事の相談
です。
最初からすべて使う必要はありません。
まずは普段の仕事で時間がかかっている作業を1つ選び、ChatGPTに手伝ってもらいましょう。
「AIに仕事を任せる」のではなく、「AIを使って自分の仕事をラクにする」
という考え方が、仕事でChatGPTを活用するポイントです。