ChatGPTで仕事の文章を書く方法｜メール・報告書・議事録に使える例7選
仕事では、メール、報告書、議事録、社内連絡、提案書など、文章を書く機会がたくさんあります。
しかし、毎回ゼロから文章を考えるのは意外と時間がかかります。
「文章を考えるのが苦手」
「メールを書くのに時間がかかる」
「報告書を毎回同じような内容で作っている」
そんな人は、ChatGPTを文章作成に利用できます。
OpenAI公式でも、ChatGPTは仕事の文章について、ゼロからの下書き、文章の書き直し、トーンの調整、メモを分かりやすい文章に変換するといった用途に利用できると説明されています。([OpenAI](https://openai.com/ja-JP/academy/writing/?utm_source=chatgpt.com))
この記事では、ChatGPTを仕事の文章作成に使う具体的な方法を7つ紹介します。
ChatGPTで仕事の文章を書くことはできる？
ChatGPTを使えば、仕事で使うさまざまな文章の下書きを作成できます。
例えば、
ビジネスメール
社内連絡
報告書
議事録
提案書
営業文章
文章の要約・修正
などです。
特に便利なのが、自分が持っているメモや箇条書きをChatGPTに渡して文章にしてもらう方法です。
最初から文章を書く必要がないため、白紙の状態から考える時間を減らせます。
ChatGPTを文章作成に使う場合は、次の流れが簡単です。
素材を用意する → ChatGPTに下書きを作ってもらう → 修正する → 最終確認する
OpenAIも、仕事の文章作成では「計画→下書き→推敲→仕上げ」という流れを紹介しています。ChatGPTの出力はそのまま最終版として使うのではなく、内容を確認して仕上げることが重要です。([OpenAI](https://openai.com/ja-JP/academy/writing/?utm_source=chatgpt.com))
ChatGPTで仕事の文章を書く7つの方法
1．ビジネスメールを作成する
ChatGPTの文章作成で最も使いやすいのがメールです。
例えば、取引先への日程変更メールなら、次のように指示できます。
以下の内容をもとに、取引先へのビジネスメールを作成してください。
目的：
打ち合わせの日程変更をお願いしたい。
理由：
社内会議と予定が重なってしまった。
希望：
来週の火曜日または水曜日
条件：
・丁寧な敬語
・相手に失礼にならない
・簡潔にする
・件名も作る
ChatGPTが作った文章を確認し、必要な部分だけ修正すれば、そのままメールの下書きとして利用できます。
メール作成について詳しくはこちらの記事で紹介しています。
<a href=”https://ai-labo.works/chatgptでメールを作成する方法｜仕事で使えるプロンプト例5選/”>ChatGPTでメールを作成する方法｜仕事で使えるプロンプト例5選</a>
2．社内連絡の文章を作成する
社内向けの連絡文章にもChatGPTを使えます。
例えば、会議時間の変更を知らせる場合です。
以下の内容をもとに、社内チャットで送る連絡文を作ってください。
内容：
明日の営業会議を10時から11時に変更する。
理由：
部長の予定変更。
対象：
営業部全員
条件：
・簡潔にする
・堅すぎない
・重要な情報がすぐ分かる文章にする
メールほどかしこまった文章にする必要がない場合も、ChatGPTに「社内チャット向け」「親しみやすく」などと指定できます。
3．報告書を作成する
毎週の営業報告や業務報告など、定期的に作成する文章にもChatGPTを利用できます。
例えば、箇条書きのメモを渡して報告書に変換します。
以下のメモをもとに、上司に提出する業務報告書を作成してください。
【今週の実績】
・新規訪問：8社
・商談：5件
・見積提出：3件
・受注：1件
【問題点】
・新規訪問数が先週より少ない
・午後の訪問効率が悪い
【来週の予定】
・新規訪問10社
・既存顧客へのフォロー
・見積案件3件の受注を目指す
読みやすいビジネス文章にまとめてください。
この方法なら、箇条書きで情報を整理してから文章化できます。
さらに、毎週同じ形式の報告書を作っている場合は、テンプレートを作っておくと効率化しやすくなります。
4．会議の議事録を作成する
会議中に取ったメモをChatGPTに渡して、議事録として整理することもできます。
以下の会議メモを議事録に整理してください。
次の項目に分けてください。
・会議の目的
・決定事項
・主な議論
・未決事項
・担当者
・期限
・次回までにやること
メモに書かれていない情報は推測せず、
「記載なし」としてください。
重要なのは、ChatGPTに勝手な情報を追加させないことです。
特に仕事の議事録では、決定事項や担当者、期限などを人間が最終確認しましょう。
ChatGPTで議事録を作る具体的な方法はこちらの記事で詳しく紹介しています。
<a href=”https://ai-labo.works/chatgptで議事録を作る方法/”>ChatGPTで議事録を作る方法｜会議メモを要約するプロンプト5選</a>
5．提案書や企画書の文章を作る
提案書や企画書を書くときは、いきなり完成文章を作ってもらうより、まず構成を作る方法がおすすめです。
例えば、
以下の内容で社内向けの企画書を作ります。
テーマ：
社内の業務効率化
目的：
事務作業の時間を削減する
対象：
営業部
まず、企画書の構成を作ってください。
・現状
・問題点
・解決策
・導入メリット
・費用
・導入スケジュール
・まとめ
各項目に何を書けばよいかも説明してください。
構成ができたら、次に文章を作ってもらいます。
先ほど作った構成をもとに、
社内提出用の企画書の文章を作成してください。
読み手は部長です。
簡潔で説得力のある文章にしてください。
このように構成→本文の順番で作ると、内容を確認しながら文章を作れます。
資料作成についてはこちらの記事も参考にしてください。
<a href=”https://ai-labo.works/chatgptで資料作成する方法｜仕事で使えるプロンプト5選/”>ChatGPTで資料作成する方法｜仕事で使えるプロンプト5選</a>
6．営業・顧客向けの文章を作る
営業メールや商品紹介など、顧客に向けた文章にもChatGPTを利用できます。
<pre>以下の商品を紹介する営業メールを作成してください。
商品：
〇〇
特徴：
・〇〇
・〇〇
・〇〇
対象：
中小企業
目的：
商品の無料相談を申し込んでもらう
条件：
・売り込みが強すぎない
・相手のメリットを最初に伝える
・300文字以内
・件名を3案作る
営業文章では、商品の特徴だけを並べるのではなく、相手にどんなメリットがあるのかを伝えるように指示すると使いやすくなります。
7．自分で書いた文章を修正する
ChatGPTは、文章をゼロから作るだけではありません。
自分で書いた文章を修正してもらうこともできます。
以下の文章をビジネス向けに修正してください。
条件：
・意味は変えない
・丁寧な敬語にする
・回りくどい表現を減らす
・読みやすくする
・文章を短くする
【文章】
〇〇
「自分で文章を書く→ChatGPTで修正する」という使い方なら、文章作成が苦手な人でも利用しやすくなります。
また、
この文章を、
①上司向け
②取引先向け
③社内チャット向け
の3パターンに書き換えてください。
のように、相手に合わせて文章のトーンを変更することもできます。
ChatGPTに仕事の文章を書かせるときのコツ
誰に向けた文章なのかを伝える
「文章を作って」だけではなく、誰が読むのかを伝えましょう。
例えば、
上司
同僚
取引先
顧客
社内全体
などです。
読み手が変われば、適切な言葉遣いや説明の詳しさも変わります。</p>
<h3>目的を伝える</h3>
<p>文章を書く目的も重要です。</p>
<p>「知らせたい」のか、「承認してもらいたい」のか、「申し込んでもらいたい」のかによって文章の構成が変わります。</p>
<p>例えば、</p>
この文章の目的は、
上司に新しいツールの導入を承認してもらうことです。
と伝えるだけでも、ChatGPTが文章を作る方向性を調整しやすくなります。
文字数を指定する
「短くして」だけではなく、
200文字以内
など具体的に指定すると分かりやすくなります。
文章の雰囲気を指定する
例えば、
丁寧に
簡潔に
親しみやすく
説得力のある文章に
初心者でも分かるように
営業色を弱く
などです。
ChatGPTは、対象者に合わせたトーンの調整にも利用できます。([OpenAI](https://openai.com/ja-JP/academy/writing/?utm_source=chatgpt.com))
ChatGPTに文章を書く前に「メモ」を渡す
文章を作るときに、最初からきれいな文章を入力する必要はありません。
例えば、次のような箇条書きでも大丈夫です。
・新商品を発売する
・発売日は10月1日
・価格は5,000円
・ターゲットは30代
・特徴は軽くて使いやすい
・キャンペーンを実施する
・初回購入者は10％OFF</pre>
これをChatGPTに、
<pre>上記のメモをもとに、
顧客向けの商品紹介文を作ってください。
読みやすく、購入したくなる文章にしてください。
ただし、メモにない情報は追加しないでください。</pre>
と指示します。
すると、箇条書きの情報を文章として整理できます。
OpenAIも、下書き、箇条書き、会議メモなどの素材をChatGPTに渡して文章化する使い方を案内しています。([OpenAI](https://openai.com/ja-JP/academy/writing/?utm_source=chatgpt.com))
ChatGPTで文章を作るときの注意点
生成された文章をそのまま信用しない
ChatGPTが作った文章でも、内容が正しいとは限りません。
特に、数字、日付、法律、料金、社内情報などは必ず確認しましょう。
仕事で提出する文章の場合は、ChatGPTに下書きを作ってもらい、人間が最終確認するという使い方がおすすめです。
機密情報をそのまま入力しない
会社の機密情報、顧客情報、個人情報などをChatGPTに入力する場合は、勤務先のルールや利用するサービスの設定を確認してください。
必要であれば、固有名詞や個人情報を伏せてから文章作成を依頼します。
文章の最終確認は人間が行う
ChatGPTに文章を作ってもらったら、
事実関係
数字
固有名詞
敬語
相手に失礼な表現がないか
会社のルールに違反していないか
を確認しましょう。
OpenAIも、ChatGPTの出力はレビューする前提の下書きとして扱うことを推奨しています。([OpenAI](https://openai.com/ja-JP/academy/writing/?utm_source=chatgpt.com))
ChatGPTは「文章を書く人」の代わりではなく「文章作成を助ける道具」
ChatGPTを使うと、文章を考える時間を減らせます。
ただし、ChatGPTにすべてを任せればいいわけではありません。
例えば、
自分で情報を整理する
↓
ChatGPTに下書きを作ってもらう
↓
自分で内容を確認する
↓
必要な部分を修正する
という使い方が現実的です。
ChatGPTは、白紙の状態から文章を考える時間を短縮したり、表現を整えたりするための補助ツールとして使うと便利です。
ChatGPTで仕事を効率化するなら文章以外にも使える
ChatGPTは文章作成だけでなく、仕事のさまざまな作業に利用できます。
<p>例えば、メール、議事録、Excel、資料作成、アイデア出しなどです。
<a href=”https://ai-labo.works/chatgptで仕事を効率化する方法15選｜会社員が今日から/”>ChatGPTで仕事を効率化する方法15選｜会社員が今日から使える実践例</a>
プロンプトの基本的な作り方はこちら。
<a href=”https://ai-labo.works/chatgptのプロンプトとは？仕事で使える書き方と具体例10選/”>ChatGPTのプロンプトとは？仕事で使える書き方と具体例10選</a>
文章を要約したい場合はこちらの記事も参考にしてください。
<a href=”https://ai-labo.works/chatgptで文章を要約する方法/”>ChatGPTで文章を要約する方法｜仕事で使えるプロンプト5選</a>
まとめ｜ChatGPTを仕事の文章作成に活用しよう
ChatGPTは、仕事で発生するさまざまな文章作成をサポートできます。
特に使いやすいのが、
ビジネスメール
社内連絡
報告書
議事録
提案書・企画書
営業文章
文章の修正
です。
ポイントは、ChatGPTに丸投げするのではなく、目的・読み手・条件・素材を伝えて下書きを作ってもらうことです。
そして、生成された文章を自分で確認して仕上げます。
まずは、普段時間がかかっているメールや報告書を1つ選んで、ChatGPTに下書きを作ってもらうところから始めてみましょう。
文章を書く時間を減らせれば、その分だけ本来の仕事に使える時間を増やせます。