ChatGPTで文章を書く方法｜メール・報告書・議事録に使える例7選
ChatGPTは仕事の文章作成にも使える
仕事では、メールや報告書、議事録、社内連絡など、文章を書く機会がたくさんあります。
文章を考えるのが苦手な人だけでなく、文章を書くことに慣れている人でも、毎回ゼロから作成すると時間がかかります。
ChatGPTを使えば、伝えたい内容を整理して文章の下書きを作ることができます。
この記事では、仕事で使いやすいChatGPTの文章作成方法を7つ紹介します。
1. ビジネスメールを書く
「取引先への打ち合わせ日程変更のお願いメールを作成してください。こちらの都合による変更なので、丁寧にお詫びする文章にしてください。」
このように目的と条件を伝えれば、メールの下書きを作成できます。
件名まで必要なら、
「メールの件名も3案作ってください。」
と追加すればOKです。
2. 社内報告を書く
「以下の内容を、上司への業務報告として整理してください。結論を最初に書き、その後に経緯と今後の対応をまとめてください。」
このように指示すると、箇条書きのメモを報告書らしい文章に整理できます。
3. 議事録を作る
会議のメモや文字起こしをChatGPTに入力し、
「以下の内容を議事録にしてください。決定事項、未決事項、担当者、期限に分けて整理してください。」
と指示します。
会議後の文章整理を効率化できます。
4. 長い文章を分かりやすくする
自分で作った文章が長くなってしまった場合は、ChatGPTに修正を依頼できます。
「以下の文章を、内容を変えずに30％程度短くしてください。読みやすいビジネス文章にしてください。」
この方法なら、自分で文章を一から書き直す必要がありません。
5. 初心者にも分かる文章にする
専門的な内容を一般の人に説明するときにも使えます。
「以下の文章を、専門知識がない人でも理解できるように書き換えてください。難しい言葉には簡単な説明を加えてください。」
顧客向けの説明文や社内向けの資料などに利用できます。
6. 箇条書きから文章を作る
文章を作る前のメモしかない場合でも利用できます。
例えば、
・新商品の発売
・発売日10月1日
・価格3,000円
・既存顧客向け
・キャンペーン実施
という情報を入力し、
「上記の内容を、社内向けのお知らせ文章にしてください。」
と指示します。
箇条書きから自然な文章を作ることができます。
7. 書いた文章をチェックする
すでに完成した文章をChatGPTに確認してもらう方法もあります。
「以下の文章を確認してください。誤解を招く表現、分かりにくい部分、不自然な敬語があれば指摘し、改善案を提示してください。」
と指示します。
文章のチェックや改善にも利用できます。
ChatGPTで文章を書くときは目的を伝える
ChatGPTに文章を作ってもらうときは、誰が読む文章なのかを伝えることが大切です。
例えば、
「取引先向け」
「上司向け」
「社内全体向け」
「一般のお客様向け」
などです。
同じ内容でも、相手によって適切な文章表現は変わります。
文章の長さも指定する
文章量を指定するのもおすすめです。
例えば、
「100文字程度」
「300文字以内」
「5行程度」
「簡潔にまとめる」
などです。
長すぎる文章を避けたい場合は、最初から文字数や文章量を指定しましょう。
ChatGPTに一度で完成させてもらう必要はない
最初の回答が思った内容と違っていても、追加で指示できます。
例えば、
「もっと簡潔にしてください」
「丁寧な表現にしてください」
「営業担当者向けに変更してください」
「具体例を1つ追加してください」
などです。
このように会話しながら文章を修正していけば、自分が求めている文章に近づけられます。
作成した文章は必ず確認する
ChatGPTが作った文章は、送信・提出する前に確認しましょう。
特に、
・名前
・会社名
・日付
・金額
・数字
・固有名詞
・事実関係
などは自分で確認することが大切です。
AIは自然な文章を作れても、入力された情報が間違っていれば正しい内容にはなりません。
まとめ
ChatGPTは、仕事で使う文章の作成や修正に活用できます。
今回紹介した方法は、
・メール作成
・社内報告
・議事録作成
・文章の短縮
・初心者向け文章への書き換え
・箇条書きから文章作成
・文章チェック
の7つです。
文章を書くことに時間がかかっているなら、まずは普段作成しているメールや報告書を1つ選び、ChatGPTに下書きを作ってもらいましょう。
AIに文章のたたき台を作ってもらい、人が最後に確認する使い方なら、日々の文章作成を効率化しやすくなります。