仕事でChatGPTを使う方法10選｜今日からできる業務効率化

「ChatGPTを仕事で使ってみたいけど、何に使えばいいかわからない」

そんな人は多いのではないでしょうか。

ChatGPTは、文章作成だけでなく、メール作成やアイデア出し、情報整理など、日々の仕事のさまざまな場面で活用できます。

この記事では、初心者でも今日から試しやすい仕事でのChatGPT活用方法を10個紹介します。

1．メールの文章を作る

仕事で意外と時間がかかるのがメール作成です。

ChatGPTに、

「取引先への納期変更のお詫びメールを丁寧な文章で作って」

のように依頼すると、文章のたたき台を作ってくれます。

自分でゼロから文章を考える必要がなくなるため、メール作成の時間を短縮できます。

ただし、送信前には内容や宛先、日付などを必ず確認しましょう。

2．長い文章を要約する

長い資料や文章を読む時間を減らしたいときにもChatGPTが役立ちます。

文章を入力して、

「重要なポイントを5つにまとめて」

「忙しい人向けに簡潔に要約して」

などと指示すると、内容を整理することができます。

会議資料や社内文書などを読む前に、概要を把握する用途にも便利です。

3．会議のアイデアを出す

会議の前に、

「新商品の販売促進アイデアを10個出して」

のように質問すれば、アイデアのたたき台を作れます。

自分だけで考えるよりも、最初にAIから複数の案を出してもらい、その中から使えそうなものを選ぶ方法がおすすめです。

4．文章をわかりやすくする

自分で作った文章をChatGPTに渡して、

「この文章を初心者にもわかりやすくしてください」

と依頼することもできます。

社内資料や説明文など、難しい表現を減らしたいときに便利です。

5．企画書の構成を考える

企画書を作るとき、最初に何を書けばいいのかわからなくなることがあります。

そんなときは、

「新商品の販売企画書を作ります。企画書の構成を考えてください」

とChatGPTに相談してみましょう。

目的、ターゲット、販売方法、予算、スケジュールなど、必要な項目を整理するためのヒントを得られます。

6．文章の誤字や不自然な表現をチェックする

作成した文章をChatGPTに入力して、

「誤字脱字と不自然な表現をチェックしてください」

と依頼する方法もあります。

自分では気づかなかった表現の問題を見つけるきっかけになります。

7．仕事の手順を整理する

仕事が複雑で、何から始めればいいかわからないときにも使えます。

例えば、

「新店舗をオープンするときに必要な作業を、準備開始からオープン当日まで順番に整理してください」

と質問します。

AIに作業を整理してもらい、そこから自分の仕事に合わせて修正していく方法です。

8．会議の質問を考える

会議や商談の前に、

「この内容について相手に確認しておくべき質問を10個考えて」

と依頼することもできます。

事前に質問を準備しておけば、当日の確認漏れを減らせます。

9．Excelや表計算の作業を相談する

Excelの関数やデータ整理で困ったときも、ChatGPTに相談できます。

例えば、

「ExcelでA列とB列が一致した場合にC列に〇を表示する関数を教えて」

のように、やりたいことを文章で説明します。

関数がわからないときに、調べる時間を減らすことができます。

10．仕事の相談相手として使う

ChatGPTは、単純な作業だけでなく、仕事の壁打ちにも利用できます。

例えば、

「新しい商品の販売方法を考えています。メリットとデメリットを整理してください」

「この企画の問題点を厳しく指摘してください」

といった使い方です。

自分一人で考えていると見落としてしまうポイントを探すためにも役立ちます。

ChatGPTを仕事で使うときのコツ

ChatGPTに質問するときは、できるだけ具体的に伝えることが重要です。

例えば、

「メールを作って」

だけではなく、

「取引先への納期変更のお詫びメールを作ってください。相手との関係は良好です。丁寧ですが、堅すぎない文章にしてください」

のように条件を追加します。

すると、自分の目的に近い回答を得やすくなります。

まずは1つの仕事から使ってみよう

最初からすべての仕事にChatGPTを使う必要はありません。

おすすめは、

「毎日時間がかかっている作業を1つ選ぶ」

ことです。

メール作成、文章の要約、資料作成など、自分が面倒だと感じている作業から試してみましょう。

一度使い方に慣れると、別の仕事にも応用しやすくなります。

まとめ

ChatGPTで業務効率化する方法15選｜仕事で使える活用例

ChatGPTは、仕事のさまざまな場面で活用できます。

特に初心者なら、

・メール作成
・文章の要約
・アイデア出し
・文章の修正
・企画書の構成作成
・誤字脱字チェック
・仕事の手順整理
・会議の質問作成
・Excelの相談
・仕事の壁打ち

あたりから始めるのがおすすめです。

AIに仕事を全部任せるのではなく、「自分の作業をラクにするアシスタント」として使うのがポイントです。

まずは今日、自分が一番面倒だと思っている仕事を1つ、ChatGPTに相談してみてください。