ChatGPTでPDFを要約する方法｜資料・マニュアルを簡単にまとめる使い方
仕事でPDFの資料を読む機会は多いものです。
しかし、数十ページある資料や長いマニュアルを最初から最後まで読むには時間がかかります。
そんなときに便利なのがChatGPTです。
PDFをChatGPTに読み込ませて、内容を要約したり、重要なポイントを抜き出したりする使い方ができます。
この記事では、ChatGPTでPDFを要約する基本的な方法から、仕事ですぐ使えるプロンプトまで紹介します。
ChatGPTでPDFを要約できる？
ChatGPTでは、対応している環境でPDFなどのファイルをアップロードし、その内容をもとに質問したり、要約したりできます。
例えば、次のようなPDFに活用できます。
会社の資料
商品マニュアル
会議資料
企画書
報告書
調査資料
長い説明資料
論文やレポート
「全部読む時間はないけれど、重要なところだけ知りたい」という場合に便利です。
ChatGPTでPDFを要約する方法
STEP1：ChatGPTを開く
まずChatGPTを開きます。
スマートフォンでもパソコンでも利用できます。
STEP2：PDFファイルをアップロードする
ChatGPTの入力画面からファイルを追加し、要約したいPDFをアップロードします。
PDFをアップロードしたら、何をしてほしいのかを具体的に指示します。
STEP3：要約してもらう
例えば、次のように入力します。
このPDFを要約してください。
以下の形式でまとめてください。
・この資料の目的
・重要なポイント5つ
・結論
・自分が確認すべきポイント
専門用語はできるだけ分かりやすい言葉に置き換えてください。
これだけでも、資料全体の内容を把握するための要約を作れます。
ChatGPTでPDFを要約するときのプロンプト5選
1．まず全体を簡単に要約する
最初に使いやすいのが、シンプルな要約です。
このPDFの内容を、
初心者でも分かるように要約してください。
・資料の目的
・重要なポイント
・結論
の3つに分けてください。
全体で500文字以内にまとめてください。
長いPDFを読む前に、まず全体像を把握したいときに使えます。
2．重要なポイントだけ抜き出す
細かい内容より、重要な部分だけ知りたい場合はこちらです。
このPDFから、
仕事をするうえで重要なポイントを10個抜き出してください。
それぞれについて、
「なぜ重要なのか」も1～2文で説明してください。
PDFに書かれていない内容は推測で追加しないでください。
資料を読む前の予備知識を作るときにも使えます。
3．上司に説明するために要約する
資料の内容を上司に説明する必要がある場合は、読み手を指定します。
このPDFの内容を、
上司に3分程度で説明できるように整理してください。
以下の順番でまとめてください。
1. 結論
2. 重要なポイント
3. メリット
4. デメリット
5. 注意点
6. 上司から質問されそうなこと
専門用語はできるだけ簡単な言葉にしてください。
単なる要約ではなく、説明するための材料として整理できます。
4．仕事で必要な部分だけ探す
PDF全体を要約する必要がない場合もあります。
例えば、商品マニュアルから「料金」についてだけ調べたい場合です。
このPDFから、
料金に関する情報だけを抜き出してください。
以下の項目に分けてください。
・料金
・無料で利用できる範囲
・追加料金
・注意点
該当する情報がない場合は、
「記載なし」としてください。
この方法なら、長い資料の中から必要な情報を探す作業を効率化できます。
5．PDFを読んだうえで質問する
PDFを要約して終わりではありません。
内容について追加質問することもできます。
例えば、
このPDFの内容を前提として、
初心者が特に注意すべき点を5つ教えてください。
さらに、
先ほどの回答の中で、
最も重要なポイントを1つ選び、
具体例を使って説明してください。
と質問できます。
このように、PDFを「読むだけ」ではなく「質問するための材料」にすると活用の幅が広がります。
PDFの内容を表ではなく箇条書きで整理する
PDFによっては、情報量が多く、要約しても読みにくいことがあります。
そんなときは、出力形式を指定しましょう。
このPDFの内容を、
表ではなく箇条書きで整理してください。
各項目は、
・項目名
・内容
・重要度
・注意点
の順番でまとめてください。
このように具体的な形式を指定すると、自分が読みやすい形に整理できます。
PDFを「3行」で要約することもできる
時間がない場合は、非常に短い要約を依頼することもできます。
このPDFの内容を3行で要約してください。
1行目：何についての資料か
2行目：最も重要な内容
3行目：読んだ人が知っておくべきこと
まず3行で概要を確認し、必要な部分だけ詳しく質問する方法もあります。
PDFを要約するときに「重要度」をつける
資料の内容を全部同じ重要度で読む必要がない場合は、重要度をつけてもらう方法があります。
このPDFの内容を整理してください。
各項目に、
【重要】
【参考】
【確認不要】
のいずれかを付けてください。
特に、仕事で判断が必要になる情報を重要として扱ってください。
これなら、読むべき部分を先に確認できます。
ChatGPTでPDFを要約するときの注意点
要約が正しいか確認する
ChatGPTによる要約は便利ですが、重要な情報については元のPDFを確認しましょう。
特に次のような情報は注意が必要です。
金額
日付
契約条件
数値
法律や規則
重要な業務上の判断
要約だけを見て判断せず、重要な部分は原文まで確認することが大切です。
<h3>会社の機密情報に注意する
<p>仕事でPDFを扱う場合は、会社の情報をAIにアップロードしてよいか確認しましょう。
例えば、
顧客情報
個人情報
社外秘資料
未公開の商品情報
機密性の高い契約書
などです。
勤務先のルールや利用しているChatGPTの設定を確認したうえで利用してください。
「PDFに書いてあることだけ」と指定する
資料の要約では、ChatGPTが一般的な知識を補足してしまう場合があります。
仕事で正確性を重視するなら、
PDFに記載されている情報だけを使ってください。
記載されていない内容は推測しないでください。
不明な場合は「記載なし」としてください。
と指定しておくと、資料の内容に限定した回答を求めやすくなります。
PDFの要約だけでなく「比較」もできる
複数のPDFがある場合は、それぞれの内容を比較する使い方もできます。
例えば、2つの商品資料をアップロードして、
この2つのPDFを比較してください。
以下の項目について、
それぞれの違いを整理してください。
・価格
・特徴
・メリット
・デメリット
・利用に向いている人
PDFに記載されている情報だけを使ってください。
と指示します。
商品資料やサービス資料などを比較するときに便利です。
PDFから会議資料を作ることもできる
PDFを読んで終わりではなく、その内容を別の資料に変換することもできます。
例えば、
このPDFの内容をもとに、
社内会議で説明するための資料構成を作ってください。
10分程度で説明できる内容にしてください。
・タイトル
・背景
・重要ポイント
・課題
・解決策
・まとめ
の順番にしてください。
このように、PDFの内容を別の形式に整理できます。
資料作成そのものをChatGPTで効率化したい場合はこちらの記事も参考にしてください。
<a href=”https://ai-labo.works/chatgptで資料作成する方法｜仕事で使えるプロンプト5選/”>ChatGPTで資料作成する方法｜仕事で使えるプロンプト5選</a>
PDFの内容を文章にまとめたい場合
PDFの情報をもとに、メールや報告書を作成することもできます。
例えば、
<pre>このPDFの内容をもとに、
上司への報告メールを作成してください。
条件：
・300文字以内
・重要な内容を優先
・丁寧なビジネス文章
・PDFにない情報は追加しない
と指示します。
PDFを読んで、自分で内容を整理し、それから文章を作るという作業をまとめて効率化できます。
仕事の文章作成について詳しく知りたい人はこちらの記事も参考にしてください。
<a href=”https://ai-labo.works/chatgptで仕事の文章を書く方法/”>ChatGPTで仕事の文章を書く方法｜メール・報告書・議事録に使える例7選</a>
PDFの要約と文章要約を組み合わせる
PDF以外の文章でも、ChatGPTは要約に利用できます。
例えば、長いメールや文章を短くまとめることもできます。
<a href=”https://ai-labo.works/chatgptで文章を要約する方法/”>ChatGPTで文章を要約する方法｜仕事で使えるプロンプト5選</a>
PDF、メール、文章など、情報を読む作業そのものをChatGPTで効率化していくと、日々の仕事で使える場面が増えていきます。
ChatGPTでPDFを要約するときのおすすめ手順
最初から細かい質問をする必要はありません。
次の順番で進めると簡単です。
STEP1：まず全体を要約する
最初にPDF全体の概要を確認します。
STEP2：重要な部分を確認する
次に、仕事に関係するポイントを抜き出します。
STEP3：分からない部分を質問する
理解できなかった部分について、ChatGPTに追加で質問します。
STEP4：必要な資料に変換する
最後に、報告書、メール、会議資料など必要な形式に整理します。
この流れなら、PDFを最初から最後まで読む前に全体像をつかめます。
ChatGPTを仕事全体で活用する<
PDFの要約は、ChatGPTでできる仕事効率化の一つです。
ほかにも、
メール作成
議事録作成
Excel作業
資料作成
文章の要約
アイデア出し
業務改善
などに利用できます。
ChatGPTを仕事で幅広く活用したい場合は、こちらの記事も参考にしてください。
<a href=”https://ai-labo.works/chatgptで仕事を効率化する方法15選｜会社員が今日から/”>ChatGPTで仕事を効率化する方法15選｜会社員が今日から使える実践例
また、ChatGPTへの指示文である「プロンプト」の基本はこちらで解説しています。
<a href=”https://ai-labo.works/chatgptのプロンプトとは？仕事で使える書き方と具体例10選/”>ChatGPTのプロンプトとは？仕事で使える書き方と具体例10選
まとめ｜ChatGPTでPDFを要約して仕事を効率化しよう
ChatGPTを使えば、PDFの内容を要約したり、必要な情報だけを抜き出したりできます。
特に便利なのは、
PDF全体を短く要約する
重要なポイントだけ抜き出す
必要な情報だけ検索する
PDFの内容を比較する
会議資料に整理する
報告メールを作る
分からない部分を質問する
といった使い方です。
ポイントは、単純に「要約して」と指示するだけでなく、<strong>誰が読むのか、何を知りたいのか、どの形式でまとめたいのか</strong>を伝えることです。
また、仕事で重要な判断をするときは、ChatGPTの要約だけで判断せず、元のPDFも確認しましょう。
まずは手元にある長い資料を1つ選んで、ChatGPTにアップロードしてみてください。
「このPDFを500文字以内で要約してください」
この一言からでも、PDFを読む時間を減らすきっかけになります。