ChatGPTで文章を要約する方法｜仕事で使えるプロンプト5選

ChatGPTを使えば長い文章を簡単に要約できる

仕事では、メールや資料、議事録、マニュアルなど、長い文章を読む機会がたくさんあります。

すべてを最初から最後まで読んで内容を整理するのは、時間がかかります。

そんなときに便利なのがChatGPTです。

文章をChatGPTに入力して指示を出せば、重要なポイントを抜き出したり、短くまとめたりできます。

この記事では、ChatGPTを使って文章を要約する方法と、仕事で使えるプロンプトを5つ紹介します。

ChatGPTで文章を要約する基本的な方法

基本的な使い方は簡単です。

まず、要約したい文章をChatGPTに入力します。

その後、

「以下の文章を要約してください。」

と指示するだけでも要約できます。

ただし、仕事で使う場合は、どのようにまとめてほしいのかを具体的に指示すると、より使いやすい回答になります。

プロンプト1：文章を短くまとめる

まずは基本的な要約です。

「以下の文章を、重要なポイントを残したまま300文字以内に要約してください。専門用語はできるだけわかりやすい言葉に置き換えてください。」

長い文章を短くまとめたいときに使えます。

プロンプト2：重要なポイントだけ抜き出す

「以下の文章から、仕事で重要なポイントを5つ抜き出してください。それぞれ1〜2文で簡潔に説明してください。」

長い資料から重要な部分だけを確認したいときに便利です。

プロンプト3：上司への報告用に要約する

「以下の文章を、上司に報告するための内容として要約してください。結論、重要なポイント、今後必要な対応の順番で整理してください。」

単純な要約ではなく、仕事で報告しやすい形に整理できます。

プロンプト4：箇条書きで要約する

「以下の文章を、重要な内容だけ残して箇条書きで要約してください。5〜10個程度にまとめてください。」

長い資料を短時間で確認したいときに使いやすい方法です。

プロンプト5：初心者向けに要約する

「以下の文章を、専門知識がない初心者でも理解できるように要約してください。難しい言葉には簡単な説明を加えてください。」

専門的な資料を読むときに便利です。

要約するときは目的を伝える

ChatGPTに、

「この文章を要約してください」

とだけ指示するよりも、

「営業担当者が短時間で内容を理解できるように要約してください」

など、誰が何のために読むのかを伝えるほうが使いやすい場合があります。

例えば、

「経営者向け」

「営業担当者向け」

「新人社員向け」

「顧客向け」

など、対象者を指定できます。

要約の長さも指定する

文章の長さを指定するのもポイントです。

例えば、

「100文字以内」

「300文字程度」

「5行以内」

「重要ポイントを5つ」

などです。

これだけでも、目的に合わせて文章を整理しやすくなります。

長い文章を一度に入力できない場合

非常に長い資料の場合、すべての文章を一度に処理できないことがあります。

その場合は、文章を分けて要約する方法があります。

例えば、

「この文章は全3回に分けて送ります。すべて送信するまで要約せずに待ってください。」

と最初に伝えます。

その後、文章を分けて入力し、最後に、

「ここまでがすべてです。全体をまとめて要約してください。」

と指示します。

長い資料を整理するときに便利な方法です。

ChatGPTの要約を仕事で使う場面

ChatGPTによる要約は、さまざまな仕事で利用できます。

メール

長いメールの内容を短く整理できます。

会議資料

会議前に資料の重要ポイントを確認できます。

議事録

会議の内容を短く整理できます。

マニュアル

長いマニュアルから必要な部分を確認できます。

営業資料

商品やサービスの特徴を短く整理できます。

要約した内容は必ず確認する

ChatGPTによる要約は便利ですが、内容が完全に正しいとは限りません。

特に、

・数字
・金額
・日付
・固有名詞
・契約条件
・重要な決定事項

などは、元の文章と照らし合わせて確認しましょう。

また、会社の機密情報や個人情報を入力する場合は、会社のルールや利用するサービスの設定を確認することも重要です。

ChatGPTで要約すると仕事の時間を短縮しやすい

仕事では、文章を読むことそのものよりも、「必要な情報を探すこと」に時間がかかる場合があります。

ChatGPTを使って、

文章を入力する
↓
重要ポイントを整理する
↓
必要な部分を確認する
↓
自分で最終判断する

という流れにすると、長い文章を読む負担を減らせます。

ただし、AIに判断をすべて任せるのではなく、重要な内容は必ず元の資料を確認しましょう。

まとめ

ChatGPTは、仕事で発生する長い文章を要約するときに便利なツールです。

特に、

・メール
・会議資料
・議事録
・マニュアル
・営業資料

などの整理に活用できます。

「要約して」とだけ指示するのではなく、

「誰向けなのか」

「何文字にするのか」

「どの情報を残すのか」

「どの形式でまとめるのか」

を具体的に指定するのがポイントです。

まずは普段の仕事で読むことが多い長いメールや資料を1つ選んで、ChatGPTで要約してみると使い方を理解しやすくなります。