ChatGPTでExcel作業を効率化する方法｜関数・表作成に使えるプロンプト5選

ChatGPTはExcel作業にも使える

Excelを使った仕事では、関数を調べたり、データを整理したり、表を作ったりする作業に時間がかかることがあります。

そんなときに便利なのがChatGPTです。

ChatGPTにやりたいことを説明すれば、Excel関数の候補を教えてもらったり、表の整理方法を考えたりできます。

Excelが苦手な人でも、作業方法を確認するためのサポート役として利用できます。

ChatGPTでExcelを効率化する方法

例えば、

「A列の商品名とB列の売上金額から、売上金額が10万円以上の商品だけを抽出する方法を教えてください。」

と入力します。

ChatGPTに、

・使う関数
・関数の入力方法
・具体例
・注意点

などを説明してもらうことができます。

プロンプト1：Excel関数を教えてもらう

「Excelで、A列の商品名、B列に売上金額が入っています。B列の合計金額を計算する関数を教えてください。Excel初心者でも分かるように、入力する場所と使い方も説明してください。」

Excel関数が分からないときに使いやすいプロンプトです。

プロンプト2：条件に合うデータを集計する

「Excelで売上データを管理しています。A列に担当者名、B列に商品名、C列に売上金額が入っています。担当者ごとの売上合計を計算する方法を教えてください。関数を使った方法を初心者向けに説明してください。」

担当者別や商品別など、条件を指定した集計方法を調べるときに利用できます。

プロンプト3：Excelの表を整理する

「以下のデータをExcelで管理しやすい表に整理する方法を教えてください。

商品名：
担当者：
販売日：
販売数量：
売上金額：

入力しやすく、後から集計しやすい表の構成も提案してください。」

Excelでどのような表を作ればよいか分からない場合にも使えます。

プロンプト4：エラーの原因を調べる

「Excelで以下のエラーが表示されました。原因として考えられることと、具体的な解決方法を初心者向けに説明してください。

エラー内容：
〇〇〇〇」

エラーの原因が分からないときに便利です。

実際の関数を一緒に入力すれば、間違っている部分を確認しやすくなります。

プロンプト5：Excel作業を効率化する方法を考える

「毎月Excelで売上集計をしています。現在はデータをコピーして、担当者別に集計しています。この作業を効率化する方法を5つ提案してください。Excel初心者でも実行しやすい方法を優先してください。」

単純な関数だけではなく、作業全体の効率化について相談することもできます。

ChatGPTにExcelの状況を具体的に伝える

Excelについて質問するときは、自分の表がどのような状態なのかを具体的に説明することが重要です。

例えば、

「A列に商品名」

「B列に販売日」

「C列に担当者」

「D列に売上金額」

のように、各列に何が入っているのかを伝えます。

これだけでも、より具体的な回答を得やすくなります。

Excelの画像を使って相談する方法もある

Excelの表の状態を説明するのが難しい場合は、環境によっては画面の画像を使って相談する方法もあります。

ただし、顧客情報や個人情報、社内の機密情報などが含まれている場合は、入力・アップロードする前に会社のルールを確認しましょう。

ChatGPTが作った関数は実際のデータで確認する

ChatGPTが提案したExcel関数が必ず自分の表で正しく動くとは限りません。

Excelのバージョンや表の構造によって、使える関数や結果が変わる場合があります。

そのため、重要なデータを扱う場合は、コピーしたデータなどで動作を確認してから利用しましょう。

ChatGPTをExcelの相談相手として使う

Excelの作業で分からないことがあった場合、毎回検索サイトで調べる方法もあります。

ChatGPTなら、

「この表から〇〇を計算したい」

「この関数の意味を教えて」

「このエラーを直したい」

など、具体的な状況を説明して相談できます。

Excelに詳しくない人にとって、作業方法を確認するための相談相手として活用できます。

まとめ

ChatGPTはExcel作業のサポートにも利用できます。

特に、

・Excel関数を調べる
・データを集計する
・表の構成を考える
・エラーの原因を確認する
・作業を効率化する

といった用途に便利です。

Excelで分からないことがあったら、現在の表の状態と「何をしたいのか」を具体的にChatGPTへ伝えてみましょう。