AIで議事録を作る方法｜無料でできる簡単な作り方とおすすめツール
AIを使えば議事録作成を効率化できる
会議が終わった後に、議事録を作成するのに時間がかかっていませんか？
会議中にメモを取り、終了後に内容を整理して文章にまとめる作業は、意外と時間がかかります。
そこで便利なのがAIを使った議事録作成です。
AIを利用すれば、会議の音声やメモをもとに、会話の内容を文字に起こしたり、重要なポイントを整理したりできます。
この記事では、AIを使って議事録を作る方法を、初心者向けにわかりやすく紹介します。
AIで議事録を作る基本的な流れ
AIを使った議事録作成は、基本的に次の流れで行います。
- 会議を録音する
- 音声を文字に変換する
- AIで内容を整理する
- 決定事項や担当者を確認する
- 議事録を完成させる
これまで手作業で行っていた文字起こしや文章整理の一部をAIに任せることができます。
方法1：ChatGPTで議事録を整理する
すでに会議メモや文字起こしデータがある場合は、ChatGPTを使って整理できます。
例えば、以下のような指示を入力します。
「以下の会議メモを議事録として整理してください。
・会議の目的
・決定事項
・未決事項
・担当者
・期限
・次回までにやること
それぞれ分けて、わかりやすくまとめてください。」
このように指示すると、長いメモから重要な情報を整理しやすくなります。
方法2：AI文字起こしツールを使う
会議の録音から議事録を作りたい場合は、AI文字起こしツールを利用する方法があります。
AI文字起こしツールでは、録音した音声を自動でテキストに変換できます。
さらに、サービスによっては会話の要約や議事録の整理まで自動で行えます。
会議が多い人ほど、手作業で文字起こしをする時間を減らしやすくなります。
無料で議事録を作る方法
できるだけお金をかけずに始めたい場合は、無料のAIサービスを組み合わせる方法があります。
例えば、
会議を録音
↓
文字起こし
↓
ChatGPTに文章を入力
↓
議事録として整理
という流れです。
まず無料で試して、自分の仕事に合っているか確認する方法もあります。
AI議事録を作るときに便利なプロンプト
ChatGPTに文字起こしデータを入力して、次のような指示を出すことができます。
「以下の会議内容を議事録にしてください。
会議の概要
決定事項
重要な議論
未決事項
担当者
期限
次回までの課題
内容に記載されていない情報は推測せず、不明な場合は『記載なし』としてください。」
このように、出力してほしい項目を指定するのがポイントです。
AI議事録を使うメリット
AI議事録には、いくつかのメリットがあります。
議事録作成の時間を短縮できる
録音した音声の文字起こしや文章整理をAIに任せることで、手作業を減らせます。
会議内容を整理しやすい
長い会話の中から、決定事項や重要なポイントを整理できます。
議事録の形式を統一できる
毎回同じ形式で出力するように指示すれば、議事録のフォーマットを統一しやすくなります。
AI議事録を使うときの注意点
AIが作った議事録を、そのまま社内で共有するのは避けたほうがよい場合があります。
文字起こしの誤りや、AIによる要約の抜けが発生する可能性があるためです。
特に、
・数字
・人名
・会社名
・日付
・金額
・契約内容
・決定事項
などは、公開・共有する前に確認しましょう。
また、会社の機密情報や個人情報をAIサービスに入力する場合は、会社のルールや利用するサービスの規約を確認することも重要です。
おすすめのAI議事録ツール
AI議事録を本格的に利用したい場合は、AI文字起こしに対応したサービスを利用する方法があります。
代表的なサービスの一つがNottaです。
Nottaは会議などの音声を文字に変換できるAI文字起こしサービスです。
無料で試せる範囲もあるため、初めてAI議事録を使う人でも試しやすいサービスです。
Notta
Nottaを使って議事録を作ってみる
会議の録音から文字起こしまでをできるだけ簡単に行いたい人は、Nottaを利用する方法があります。
ミーティングのテキスト化【Notta】
AI議事録は完全に任せるのではなく最後に確認する
AIは議事録作成を効率化するための便利なツールですが、最終確認は人が行うことをおすすめします。
特に重要な会議では、AIが聞き間違えたり、発言の意図を正確に反映できていなかったりする可能性があります。
AIに下書きを作ってもらい、人が確認して完成させる使い方が現実的です。
まとめ
AIを使えば、議事録作成にかかる時間を減らすことができます。
基本的な流れは、
・会議を録音する
・音声を文字起こしする
・AIで内容を整理する
・決定事項などを確認する
・議事録を完成させる
という方法です。
まずは無料で利用できるAIや文字起こしサービスから試してみて、自分の仕事に合った方法を探してみましょう。
会議が多い人ほど、AI議事録を取り入れることで、議事録作成にかかる負担を減らせる可能性があります。